Welkom bij Harmonis Clinic B.V. ("Harmonis Clinic", "wij", "ons" of "onze").

Harmonis Clinic is een cosmetisch-medische kliniek gevestigd in Woerden en gespecialiseerd in behandelingen gericht op huidverbetering, en cosmetische geneeskunde. Wij bieden onder andere behandelingen aan met spierontspannende injectables, hyaluronzuurfillers, collageenstimulerende producten, Platelet Rich Fibrin (PRF), Profhilo®, HarmonyCa® en overige huidverbeterende behandelingen.

Wij hechten grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt of gebruikmaakt van onze diensten, vertrouwen wij erop dat wij zorgvuldig, transparant en veilig omgaan met uw persoonsgegevens.

In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken, hoe wij deze beveiligen, met wie wij gegevens delen en welke rechten u heeft op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze Privacyverklaring is opgesteld in overeenstemming met de:

• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
• Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG)
• Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO)
• Telecommunicatiewet
• Overige toepasselijke Nederlandse wet- en regelgeving

Door gebruik te maken van onze website of diensten erkent u dat uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt zoals beschreven in deze Privacyverklaring.

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

• Harmonis Clinic B.V.
• Rijnstraat 36B
• 3441 BV Woerden
• Nederland
• KvK-nummer: 98844407
• E-mailadres: contact@harmonisclinic.com
• Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via: info@harmonisclinic.com
• Website: www.harmonisclinic.com

Harmonis Clinic B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacyverklaring.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Harmonis Clinic, waaronder persoonsgegevens die worden verzameld via:

• onze website
• het online afsprakensysteem van Clinicminds
• telefonisch contact
• e-mail
• contactformulieren
• consulten
• medische intakeformulieren
• behandelovereenkomsten
• cosmetisch-medische behandelingen
• patiëntendossiers
• correspondentie
• sociale media voor zover daarbij persoonsgegevens worden verwerkt

Deze Privacyverklaring is van toepassing op iedere bezoeker van onze website, iedere (potentiële) klant en iedere andere persoon van wie Harmonis Clinic persoonsgegevens verwerkt.

Afhankelijk van de aard van uw contact met Harmonis Clinic kunnen wij verschillende categorieën persoonsgegevens verwerken.

4.1 Identificatie- en contactgegevens

Wij kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam
• geslacht
• geboortedatum
• adres
• postcode
• woonplaats
• telefoonnummer
• e-mailadres

Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het plannen van afspraken, het onderhouden van contact en het uitvoeren van onze dienstverlening.

4.2 Gegevens over afspraken

Voor het plannen, wijzigen en beheren van afspraken verwerken wij onder meer:

• datum en tijd van afspraken
• consultgeschiedenis
• vervolgafspraken
• annuleringen
• no-show registraties
• communicatie rondom afspraken

Deze gegevens worden verwerkt via ons praktijkmanagementsysteem Clinicminds.

4.3 Medische persoonsgegevens

Omdat Harmonis Clinic een cosmetisch-medische kliniek is, verwerken wij – voor zover noodzakelijk – gezondheidsgegevens die relevant zijn voor een veilige en verantwoorde behandeling.

Hieronder kunnen onder andere vallen:

• medische voorgeschiedenis
• allergieën
• medicatiegebruik
• zwangerschap of borstvoeding
• eerdere cosmetische behandelingen
• bestaande aandoeningen
• contra-indicaties
• medische vragenlijsten
• behandelverslagen
• nazorggegevens
• complicaties
• behandeladviezen

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG. Harmonis Clinic verwerkt deze gegevens uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de geneeskundige behandelingsovereenkomst of indien hiervoor een wettelijke grondslag bestaat.

4.4 Financiële gegevens

Voor de financiële administratie kunnen wij onder meer verwerken:

• factuurgegevens
• betaalstatus
• betalingshistorie

Harmonis Clinic verwerkt op dit moment geen online betalingen via de website.

4.5 Correspondentie

Wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of het contactformulier verwerken wij de informatie die u vrijwillig verstrekt.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

• vragen over behandelingen
• afspraakverzoeken
• klachten
• verzoeken om informatie
• overige correspondentie

Wij bewaren deze communicatie voor zover noodzakelijk voor een correcte dienstverlening of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

4.6 Foto’s en beeldmateriaal

Voor, tijdens of na een behandeling kunnen klinische foto’s worden gemaakt.

Deze foto’s kunnen worden gebruikt voor:

• medische verslaglegging
• beoordeling van het behandelresultaat
• kwaliteitsbewaking
• vervolgconsulten

Foto’s die onderdeel uitmaken van uw medisch dossier worden behandeld als medische persoonsgegevens.

Indien Harmonis Clinic foto’s wil gebruiken voor marketingdoeleinden, waaronder publicatie op de website, sociale media, brochures of andere communicatiemiddelen, vragen wij hiervoor altijd vooraf afzonderlijke schriftelijke toestemming.

Het geven van toestemming voor marketingdoeleinden is volledig vrijwillig en heeft geen invloed op uw behandeling. U kunt uw toestemming voor toekomstig gebruik van foto’s op ieder moment intrekken. Intrekking heeft geen gevolgen voor reeds rechtmatig gepubliceerd materiaal, tenzij verwijdering redelijkerwijs mogelijk is.

4.7 Websitegegevens

Bij het bezoeken van onze website kunnen automatisch technische gegevens worden verzameld, waaronder:

• IP-adres
• browsertype
• apparaattype
• besturingssysteem
• bezochte pagina’s
• duur van het websitebezoek
• klikgedrag
• datum en tijdstip van het bezoek
• verwijzende website

Deze gegevens worden gebruikt voor:

• beveiliging van de website
• technische optimalisatie
• statistische analyses
• verbetering van de gebruikerservaring

Harmonis Clinic verricht uitsluitend cosmetisch-medische behandelingen bij personen van achttien (18) jaar of ouder, tenzij de wet uitdrukkelijk anders bepaalt.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Indien blijkt dat zonder geldige wettelijke grondslag persoonsgegevens van een minderjarige zijn verwerkt, zullen deze gegevens zo spoedig mogelijk worden verwijderd.

Harmonis Clinic verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor gerechtvaardigde, uitdrukkelijk omschreven en wettelijke doeleinden.

Afhankelijk van de dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens onder meer om:

• afspraken te plannen en te beheren
• consulten uit te voeren
• cosmetisch-medische behandelingen veilig uit te voeren
• medische dossiers bij te houden
• vervolgbehandelingen mogelijk te maken
• nazorg te verlenen
• vragen te beantwoorden
• contact met patiënten te onderhouden
• wettelijke verplichtingen na te leven
• de kwaliteit van onze zorg te bewaken
• onze website te verbeteren
• de veiligheid van onze systemen te waarborgen
• fraude en misbruik te voorkomen
• klachten te behandelen
• onze juridische positie te beschermen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor deze doeleinden.

Harmonis Clinic verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een rechtsgrond bestaat zoals bedoeld in artikel 6 AVG en – voor gezondheidsgegevens – artikel 9 AVG.

Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende grondslagen:

• uitvoering van een overeenkomst
• uitvoering van een geneeskundige behandelingsovereenkomst
• wettelijke verplichtingen
• gerechtvaardigd belang
• uitdrukkelijke toestemming, voor zover wettelijk vereist

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, heeft u het recht deze toestemming op ieder moment in te trekken. Intrekking van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

Harmonis Clinic is op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) verplicht een medisch dossier bij te houden van iedere patiënt die een behandeling ondergaat.

Het medisch dossier is noodzakelijk om:

• veilige en verantwoorde zorg te kunnen verlenen
• de voortgang van behandelingen vast te leggen
• vervolgbehandelingen zorgvuldig uit te voeren
• complicaties te beoordelen
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Het medisch dossier kan onder meer bevatten:

• persoonsgegevens
• intakeformulieren
• medische voorgeschiedenis
• gezondheidsverklaringen
• behandelplannen
• consultverslagen
• gegevens over uitgevoerde behandelingen
• gebruikte producten
• batch- en lotnummers van medische hulpmiddelen of injectables indien van toepassing
• foto’s die onderdeel uitmaken van het medisch dossier
• correspondentie die relevant is voor de behandeling
• nazorginformatie

Uitsluitend medewerkers en zorgverleners die deze informatie nodig hebben voor hun werkzaamheden hebben toegang tot uw medisch dossier.

Alle medewerkers die toegang hebben tot medische gegevens zijn gehouden aan een wettelijke of contractuele geheimhoudingsplicht.

Harmonis Clinic bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

9.1 Medische dossiers

Op grond van de WGBO bewaart Harmonis Clinic medische dossiers gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn van ten minste twintig (20) jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is of noodzakelijk is voor goede zorg.

9.2 Correspondentie

Correspondentie die geen onderdeel uitmaakt van het medisch dossier wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de afhandeling van uw verzoek of voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

9.3 Financiële administratie

Gegevens die onderdeel uitmaken van onze financiële administratie worden bewaard overeenkomstig de wettelijke fiscale bewaartermijnen.

9.4 Websitegegevens

Gegevens die via analytische cookies worden verzameld, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, overeenkomstig de instellingen van de betreffende dienstverleners en de toepasselijke wetgeving.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting anders voorschrijft.

Voor het plannen en beheren van afspraken maakt Harmonis Clinic gebruik van het praktijkmanagementsysteem Clinicminds.

Wanneer u online een afspraak maakt, kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:

• naam
• contactgegevens
• gewenste behandeling
• voorkeursdatum en -tijd
• eventuele aanvullende informatie die u zelf verstrekt

Clinicminds verwerkt deze gegevens uitsluitend ten behoeve van Harmonis Clinic en op basis van een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen van de AVG.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Clinicminds is beschikbaar via de privacydocumentatie van Clinicminds.

Wanneer u gebruikmaakt van het contactformulier op onze website of op andere wijze contact met ons opneemt, verwerken wij uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om uw verzoek te behandelen.

Afhankelijk van uw bericht kunnen wij verwerken:

• naam
• telefoonnummer
• e-mailadres
• inhoud van uw bericht
• eventueel door u meegestuurde bijlagen

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om:

• uw vragen te beantwoorden
• contact met u op te nemen
• een afspraak te plannen
• informatie over behandelingen te verstrekken
• onze dienstverlening uit te voeren

Wij zullen uw persoonsgegevens niet gebruiken voor marketingdoeleinden tenzij u daarvoor afzonderlijk toestemming heeft gegeven of een andere wettelijke grondslag bestaat.

Wanneer u telefonisch contact opneemt met Harmonis Clinic kunnen wij persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor het beantwoorden van uw vragen of het uitvoeren van onze dienstverlening.

Hieronder kunnen onder meer vallen:

• uw naam
• telefoonnummer
• de inhoud van het gesprek
• informatie die relevant is voor een afspraak of behandeling

Telefonische gesprekken worden in beginsel niet opgenomen, tenzij dit vooraf aan u wordt meegedeeld en daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Harmonis Clinic respecteert uw privacy en zal foto’s waarop u herkenbaar bent uitsluitend gebruiken voor marketing- of promotionele doeleinden indien u daarvoor vooraf afzonderlijk schriftelijk toestemming heeft gegeven.

Deze toestemming staat volledig los van de toestemming voor de behandeling zelf. U bent nooit verplicht toestemming te geven voor publicatie van foto’s.

Het weigeren of intrekken van toestemming heeft geen enkele invloed op:

• de kwaliteit van de behandeling
• de behandelrelatie
• toekomstige behandelingen
• de dienstverlening van Harmonis Clinic

Wanneer toestemming is verleend, kan deze op ieder moment worden ingetrokken door contact op te nemen via:

• E-mail: info@harmonisclinic.com

Na ontvangst van een verzoek tot intrekking zal Harmonis Clinic toekomstige publicaties beëindigen en reeds geplaatste foto’s verwijderen, voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is.

Harmonis Clinic maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om de website goed te laten functioneren, het gebruik van de website te analyseren en de effectiviteit van onze online marketingactiviteiten te meten.

• functionele cookies
• analytische cookies
• marketingcookies

Voor analytische doeleinden maken wij gebruik van Google Analytics. Voor marketingdoeleinden maken wij gebruik van Google Ads Conversion Tracking en Meta Pixel (Facebook & Instagram).

Marketingcookies worden uitsluitend geplaatst nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner.

Meer informatie over de cookies die Harmonis Clinic gebruikt, de doeleinden daarvan en de wijze waarop u uw cookievoorkeuren kunt beheren, vindt u in ons Cookiebeleid.

Harmonis Clinic gebruikt Google Analytics 4 om inzicht te verkrijgen in het gebruik van de website.

Met behulp van Google Analytics kunnen wij onder andere analyseren:

• hoeveel bezoekers onze website bezoeken
• welke pagina’s worden bezocht
• hoe bezoekers onze website gebruiken
• hoe wij onze website kunnen verbeteren

Waar mogelijk hebben wij de privacy-instellingen van Google Analytics zodanig ingericht dat de verwerking van persoonsgegevens zoveel mogelijk wordt beperkt.

De gegevens die via Google Analytics worden verzameld, worden uitsluitend gebruikt voor statistische doeleinden en voor verbetering van onze dienstverlening. Wij gebruiken deze gegevens niet om individuele bezoekers persoonlijk te identificeren.

Harmonis Clinic maakt gebruik van Google Ads Conversion Tracking om inzicht te verkrijgen in de effectiviteit van onze online advertenties.

Wanneer u via een Google-advertentie onze website bezoekt, kan Google een cookie plaatsen waarmee wordt vastgesteld of een advertentie heeft geleid tot een bepaalde actie, zoals het aanvragen van informatie of het maken van een afspraak.

Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt voor het meten van advertentieprestaties en wordt niet gebruikt om individuele bezoekers persoonlijk te identificeren.

Indien u hiervoor toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner, kunnen deze cookies worden geplaatst overeenkomstig de instellingen die u heeft gekozen.

Harmonis Clinic behandelt uw persoonsgegevens vertrouwelijk en verstrekt deze uitsluitend aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Indien persoonsgegevens met derden worden gedeeld, gebeurt dit uitsluitend voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld en uitsluitend voor zover noodzakelijk.

Afhankelijk van de situatie kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met onder andere:

• leveranciers van praktijksoftware
• IT-dienstverleners
• hostingproviders
• leveranciers van beveiligingsdiensten
• accountants of administratieve dienstverleners
• juridische adviseurs
• toezichthoudende instanties
• overheidsinstanties indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn

Met partijen die namens Harmonis Clinic persoonsgegevens verwerken sluiten wij, indien wettelijk vereist, een verwerkersovereenkomst waarin afspraken zijn vastgelegd over de beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens.

Voor een goede uitvoering van onze dienstverlening maakt Harmonis Clinic gebruik van zorgvuldig geselecteerde externe dienstverleners.

Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Harmonis Clinic en uitsluitend voor de overeengekomen doeleinden.

Op dit moment kan Harmonis Clinic onder meer gebruikmaken van:

• Clinicminds voor praktijkmanagement, afsprakenbeheer en medische dossiers
• aanbieders van websitehosting
• leveranciers van e-maildiensten
• leveranciers van IT-ondersteuning
• Google Analytics
• Google Ads Conversion Tracking

Harmonis Clinic beoordeelt deze partijen zorgvuldig en verlangt dat zij passende technische en organisatorische maatregelen treffen ter bescherming van persoonsgegevens.

Verwerkers mogen persoonsgegevens uitsluitend verwerken overeenkomstig de instructies van Harmonis Clinic en mogen de gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken.

In beginsel verwerkt Harmonis Clinic persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Indien persoonsgegevens worden verwerkt door dienstverleners buiten de EER of indien persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebeurt dit uitsluitend wanneer wordt voldaan aan de eisen van de AVG.

Indien noodzakelijk zorgt Harmonis Clinic ervoor dat passende waarborgen worden getroffen, bijvoorbeeld door:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie
• toepassing van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses)
• andere wettelijk toegestane beschermingsmaatregelen

Hierdoor wordt een passend beschermingsniveau voor uw persoonsgegevens gewaarborgd.

Harmonis Clinic neemt de bescherming van persoonsgegevens zeer serieus. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen.

Deze maatregelen omvatten onder meer:

• beveiligde netwerkverbindingen
• versleutelde gegevensoverdracht waar mogelijk
• sterke wachtwoordbeveiliging
• tweefactorauthenticatie waar beschikbaar
• autorisatie op basis van functies
• periodieke software-updates
• logging van toegang tot systemen
• geheimhoudingsverplichtingen voor medewerkers

Ondanks alle beveiligingsmaatregelen kan absolute beveiliging van gegevens nooit volledig worden gegarandeerd.

Indien zich onverhoopt een datalek voordoet dat gevolgen kan hebben voor uw persoonsgegevens, handelt Harmonis Clinic overeenkomstig de wettelijke verplichtingen uit de AVG.

Op grond van de AVG heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt Harmonis Clinic verzoeken om:

Een verzoek met betrekking tot uw persoonsgegevens kunt u richten aan:

• Harmonis Clinic B.V.
• E-mail: info@harmonisclinic.com

Om uw identiteit te beschermen kan Harmonis Clinic u verzoeken aanvullende informatie te verstrekken voordat een verzoek wordt behandeld.

Wij streven ernaar verzoeken binnen één maand na ontvangst te beantwoorden.

Indien een verzoek bijzonder complex is of wanneer meerdere verzoeken gelijktijdig worden ingediend, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd.

Indien u van mening bent dat Harmonis Clinic uw persoonsgegevens niet zorgvuldig verwerkt, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen zodat wij gezamenlijk naar een passende oplossing kunnen zoeken.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder.

Harmonis Clinic behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen.

Nieuwe wet- en regelgeving, wijzigingen in onze dienstverlening of aanpassingen in de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt kunnen aanleiding geven tot aanpassing van deze Privacyverklaring.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. Wij adviseren u deze Privacyverklaring regelmatig te raadplegen zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

Heeft u vragen over deze Privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met:

• Harmonis Clinic B.V.
• Rijnstraat 36B
• 3441 BV Woerden
• Nederland
• KvK-nummer: 98844407
• E-mail: contact@harmonisclinic.com
• Privacyvragen: info@harmonisclinic.com
• Website: www.harmonisclinic.com

Deze Privacyverklaring is van toepassing vanaf de datum van publicatie en vervangt alle eerdere versies van de Privacyverklaring van Harmonis Clinic B.V.